Les mécanismes de coordination de Mintzberg : pourquoi il est important pour votre entreprise d’être organisé

Dans le monde des affaires, la coordination et la standardisation sont des éléments clés pour assurer le bon fonctionnement d’une organisation. Les mécanismes de coordination proposés par le célèbre théoricien du management, Henry Mintzberg, offrent de précieuses indications pour structurer et organiser les entreprises afin d’accroître leur efficacité. 

La théorie de la structure des organisations de Mintzberg

Henry Mintzberg, professeur émérite de management à l’Université McGill, est un des grands penseurs des organisations et du management. Il a développé une théorie sur la structure des organisations en mettant l’accent sur les mécanismes de coordination. Selon Mintzberg, la coordination est un élément essentiel de la structure d’une entreprise ou multinational, car elle permet de lier et d’harmoniser les différentes activités de travail pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

La théorie de Mintzberg repose sur l’idée que les entités se composent de cinq éléments fondamentaux : la division du travail, la standardisation des tâches, la standardisation des résultats, la standardisation des compétences et enfin, l’ajustement mutuel. Ces éléments forment la base de la structure de l’organisation et permettent une meilleure synchronisation et coopération entre les différents niveaux hiérarchiques et les unités fonctionnelles.

La division du travail

La division du travail est un principe de base qui consiste à répartir les différentes tâches et responsabilités de l’entreprise entre les membres de l’équipe, afin d’optimiser la productivité et l’efficacité. Cette division permet de réduire la complexité du travail, de faciliter la spécialisation des compétences et d’assurer une meilleure répartition des ressources.

Au sein d’une entreprise, la division du travail peut prendre différentes formes, telles que la division par fonction (marketing, finance, production, etc.), par projet ou par produit. Chaque division est responsable de la réalisation d’un ensemble de tâches spécifiques, ce qui permet à l’ensemble de fonctionner de manière efficace et cohérente.

La standardisation des tâches, des résultats et des compétences

La standardisation est un autre élément clé de la théorie de Mintzberg, qui vise à garantir la qualité et la performance de l’agencement. Il existe trois types de standardisation :

1. La standardisation des tâches : il s’agit de définir des procédures et des règles précises pour la réalisation des tâches, afin d’assurer leur conformité et leur qualité. Cela permet de réduire les variations dans la manière dont les tâches sont effectuées et de faciliter le contrôle du travail.
2. La standardisation des résultats : elle consiste à fixer des objectifs et des normes de performance pour les différents niveaux de l’organisation, afin d’évaluer et d’améliorer leur efficacité. L’aboutissement attendus sont clairement énoncés, ce qui permet de mesurer la performance de l’organisation et d’identifier les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires.
3. La standardisation des compétences : elle vise à assurer que tous les membres de possèdent les connaissances, les compétences et les qualifications nécessaires pour accomplir leur travail. La formation, la certification et le niveaux sont des moyens de garantir cette uniformisation des compétences.

L’ajustement mutuel

L’ajustement mutuel est un mécanisme de coordination qui permet aux membres de travailler ensemble de manière flexible et adaptative, en ajustant constamment leurs actions et leurs décisions en fonction des besoins de l’entreprise et des changements de l’environnement. Cela implique une communication et une collaboration étroites entre les membres de l’équipe, ainsi que la capacité à prendre des décisions conjointes et à résoudre les problèmes de manière coopérative.

L’ajustement mutuel est particulièrement important dans les situations où les tâches sont complexes, interdépendantes et imprévisibles, et où l’uniformisation des tâches et des résultats peut s’avérer insuffisante pour assurer une synchronisation efficace. Dans ces cas, l’organisation doit développer une culture de collaboration et d’apprentissage continu, afin de s’adapter rapidement aux défis et aux opportunités qui se présentent.

Les mécanismes de coordination dans la pratique

La théorie de Mintzberg peuvent être appliqués à différents types d’organisations, qu’il s’agisse de petites entreprises ou de grandes multinationales. Ils permettent d’adapter la structure de l’entité en fonction de ses besoins et de ses objectifs, et d’améliorer la synchronisation entre les différents niveaux hiérarchiques et les unités fonctionnelles.

Les mécanismes de coordination ne sont pas mutuellement exclusifs et qu’ils peuvent être utilisés de manière complémentaire pour optimiser la performance de l’entreprise. Par exemple, une entreprise peut combiner la normalisation des tâches et des résultats avec l’ajustement mutuel, afin de garantir à la fois la qualité et l’adaptabilité de son travail.

De plus, les mécanismes de synchronisation peuvent évoluer au fil du temps, en fonction des besoins et des circonstances de l’organisation. Il peut être nécessaire de modifier certains aspects de la structure de l’entreprise, tels que la division du travail ou l’uniformisation des compétences, pour répondre aux défis et aux opportunités qui se présentent.

La culture et le contexte organisationnel sont aussi à prendre en compte avant toutes modifications. La supervision doit veiller à ce que ces mécanismes soient cohérents avec leurs valeurs, leurs principes et leurs objectifs, et à ce qu’ils soient acceptés et soutenus par l’ensemble de l’équipe.

La coordination et la performance des organisations

La mise en place de mécanismes de coordination efficaces peut avoir un impact significatif sur la performance. En assurant une meilleure coordination et coopération entre les différents niveaux hiérarchiques et les unités fonctionnelles, les entreprises peuvent accroître leur efficacité, leur qualité et leur adaptabilité, et ainsi, améliorer leurs productivité.

D’autre part, une mauvaise synchronisation peut entraîner des problèmes tels que la duplication des efforts, les conflits de rôles, la confusion et la perte de temps et de ressources. Cela peut nuire à la performance de l’organisation et compromettre sa capacité à atteindre ses objectifs.

Des mécanismes de coordination clairs et efficaces permettent aux membres de l’équipe de mieux comprendre leur rôle et leur contribution à l’organisation, et de se sentir plus impliqués et engagés dans leur travail.

Les six modes de coordination d’Henry Mintzberg

Henry Mintzberg a identifié six modes de coordination dans les organisations, qui permettent de structurer et d’organiser les entreprises en fonction de leurs besoins et de leurs objectifs. Ces modes de synchronisation sont les suivants :

1. L’ajustement mutuel : comme mentionné précédemment, l’ajustement mutuel est un mécanisme de coordination qui permet aux membres de l’organisation de travailler ensemble de manière flexible et adaptative. Il repose sur la communication informelle et la coopération entre les membres de l’équipe.
2. La supervision directe : ce mode de coordination implique la présence d’un responsable ou d’un chef d’équipe qui supervise et coordonne le travail des subordonnés. La ligne hiérarchique est clairement établie et le leader est responsable de la prise de décision et du contrôle des activités de travail.
3. La standardisation des procédés : la standardisation des procédés de travail consiste à définir des règles et des procédures précises pour la réalisation des tâches. Cela permet d’assurer la qualité et la conformité des tâches effectuées et de faciliter le contrôle du travail par la hiérarchie.
4. La standardisation des résultats : comme expliqué précédemment, l’uniformisation des résultats vise à fixer des objectifs et des normes de performance pour les différents niveaux de l’organisation, afin d’évaluer et d’améliorer leur efficacité.
5. La standardisation des qualifications : ce mode de coordination vise à garantir que les membres de l’organisation possèdent les compétences, les connaissances et les qualifications nécessaires pour accomplir leur travail, comme mentionné précédemment.
6. La standardisation des normes : ce mode de coordination consiste à instaurer des valeurs, des principes et des normes éthiques communes au sein de l’entreprise. Il permet d’établir une culture organisationnelle unifiée et d’encourager les comportements et les attitudes souhaités.

Les organisations peuvent combiner et modifier ces modes de synchronisation en fonction de leurs besoins, de leur taille et de leur contexte. Il est crucial de veiller à ce que les modes de coordination choisis soient cohérents avec la culture et les objectifs de l’entreprise, et qu’ils soient acceptés et soutenus par l’ensemble de l’équipe.

La structure organisationnelle selon Mintzberg

La théorie de Mintzberg met également l’accent sur l’importance de la structure organisationnelle pour assurer la coordination et l’efficacité des entreprises. Selon Mintzberg, les organisations se composent de cinq parties principales, qui interagissent et se coordonnent pour atteindre les objectifs de l’entreprise :

1. Le sommet stratégique : il s’agit de la direction qui prend les décisions stratégiques et détermine les objectifs et les priorités de l’entreprise.
2. La ligne hiérarchique : elle représente la chaîne de commandement qui relie les différents niveaux du sommet stratégique jusqu’au centre opérationnel. La ligne hiérarchique est responsable de la coordination et du contrôle des activités de travail.
3. Le centre opérationnel : il englobe l’ensemble des unités et des individus qui sont directement impliqués dans la réalisation des tâches et la production des biens et des services. Le centre opérationnel est le cœur de l’organisation, où la division du travail et la normalisation des conduites mises en œuvre.
4. La technostructure : elle regroupe les services et les experts techniques qui soutiennent et contrôlent les activités de l’organisation, tels que la planification, l’analyse, la qualité et l’innovation. La technostructure contribue à l’uniformisation des niveaux et des normes au sein de l’organisation.
5. Le support logistique : il comprend les services qui fournissent un soutien administratif et logistique à l’agencement, tels que les ressources humaines, la finance, le marketing et les services généraux. Le support logistique facilite la coordination et la communication entre les différentes parties.

Les entreprises peuvent adapter leur structure organisationnelle en fonction de leur taille, de leur secteur d’activité et de leurs particularités. La mise en place d’une structure organisationnelle efficace et adaptée permet de faciliter la coordination et la coopération entre les différentes parties de l’entreprise et d’améliorer les revenues de l’organisation.